6 Dicas para Gestão de Frotas em 2022

Dica 1: Planejamento das manutenções preventivas

Um erro comum dos gestores de frota é focar em atividades reativas, ou seja, quando acontece algo, então toma-se uma ação (reação).

Porém essa atitude reativa pode prejudicar em muito a gestão de uma frota, em que as atividades, sempre que possível, devem ser planejadas.

Uma atividade em que é imprescindível o planejamento futuro é a gestão das manutenções preventivas.

Se a empresa depende dos veículos para suas atividades, seja no transporte de funcionários, carga ou passageiros, qualquer interrupção na disponibilidade da frota pode trazer prejuízos.

Além disto, as manutenções preventivas são importantíssimas para segurança da frota e seus utilizadores.

Portanto, a primeira dica é: passar de uma atitude reativa para uma atitude pró-ativa.

No escopo de manutenções preventivas isto significa programar todas as próximas manutenções do veículo, seja por quilometragem ou tempo. E não apenas as fundamentais, como troca de óleo, mas também as de limpeza e conforto, como por exemplo a limpeza do ar-condicionado dos veículos.

No longo prazo você verá que agora não gastará mais tanto tempo e dinheiro com Manutenções Corretivas, devido às Manutenções Preventivas em dia, aumentando a disponibilidade da frota e redução de custos.

Algumas recomendações para o planejamento das manutenções preventivas:

• Estabelecer Planos de Manutenção: Para cada grupo de veículos, estabeleça as manutenções que devem ser feitas por km e por tempo.
• Registrar quando foram as últimas manutenções de cada tipo para cada veículo.
• Periodicamente, verificar as preventivas que devem ser realizadas para cada veículo.
• Sempre que uma preventiva for realizada, atualizar o histórico do veículo com esta informação.

Dica 2: Cuidados com os pneus

Quando não é realizada uma gestão adequada dos pneus os custos podem se acumular rapidamente.

Por exemplo, ao trafegar com os pneus descalibrados, a troca ou recapagem do pneu pode ser necessária precocemente, incorrendo assim em custos elevados por quilômetro rodado.

O cuidado com os pneus e rodas também é de suma importância para garantia da segurança dos ocupantes e do veículo: não se deve esquecer do alinhamento e balanceamento.

Além disso problemas nos pneus podem render multas, por exemplo quando não satisfizerem o critério de profundidade dos sulcos.

Algumas recomendações para a gestão de pneus:

• Aferição periódica da profundidade dos sulcos, evitando trafegar com pneus abaixo da marcação TWI
• Verificação periódica do estado dos pneus: se a banda de rodagem está íntegra e com desgates uniformes
• Rigorosidade na qualidade dos reparos e recapagens
• Organização das informações dos pneus: seu histórico de vida, quantos quilômetros já trafegou, quais reparos e recapagens forem realizados e todo seu custo desde a aquisição

Desta forma você estará garatindo a otimização dos custos dos pneus, podendo utiliza-los menor custo por quilômetro rodado

As atividades acima em parte podem ser realizadas pelo próprio motorista através do preenchimento de checklists periódicas.

O software EXP Frota, por exemplo, permite que os motoristas preencham checklists com foto e relatem problemas ao gestor de frotas direto do celular de onde estiverem.

Dica 3: Atenção ao rendimento dos veículos

Para a redução dos custos da frota, considerando os crescentes aumentos nos valores dos combustíveis, é imprescindível gerenciar o rendimento dos veículos.

Como não temos poder para alterar o valor do litro do combustível, ou a quilometragem necessária para ir de um ponto a outro, nos resta gerenciar o rendimento dos veículos.

As causas para um baixo rendimento são diversas, desde má condução dos veículos, pneus descalibrados até o estado do motor.

Algumas recomendações e pontos de ação:

• O primeiro passo é aferir o rendimento de cada veículo. Para isto é necessário registrar os abastecimentos realizados e a quilometragem em cada abastecimento, calculando-se a média em quilômetros por litro (km/l) do veículo.
• Instruir os condutores quanto à correta utilização dos veículos. É possível também bonificar condutores que apresentarem boas médias
• Compare veículos semelhantes, por exemplo mesma marca e modelo. Há veículos muito fora da média dos demais? Começe analisando os veículos que tiverem as piores médias, ali provavelmente estarão os melhores ganhos possíveis.
• Verifique se os veículos não estão rodando com excesso de carga. Que além de prejudicar a média pode reduzir a segurança na condução.
• Analise a condição mecânica dos veículos. As velas estão desgastadas? Os filtros estão em boas condições? Como está o estado do motor?

Dica 4: Análise dos custos da frota

É necessário observar de perto os custos com a frota, desde a aquisição dos veículos até sua operação.

Os custos podem ser de diversas naturezas, desde abastecimentos, manutenções até multas e documentações.

De acordo com o dia-a-dia da sua frota, identifique quais seriam estes custos e começe a registrá-los.

Em seguida, identifique quais custos correspondem à maior parte dos gastos. Isto irá variar de acordo com a atividade da sua empresa, mas em geral os gastos com abastecimento e pneus são os maiores.

Algumas recomendações:

• Registre cada gasto da frota, por menor que seja, pois podem se acumular e ser uma fonte de redução futura.
• Ao registrar o gasto é importante indicar a sua natureza, valor, data/hora e veículo.
• Verifique qual é o maior gasto da frota: são as manutenções? São os abastecimentos? Será que é possível um desconto com um posto específico?
• Faça mudanças na sua gestão: É possível reduzir os custos de manutenções trocando de oficina? E para os abastecimentos, é possível conseguir um desconto com um posto específico?
• Lembre-se: cada pequena redução de custo conta para a redução geral dos gastos.
• Planeje uma análise periódica, por exemplo a cada 6 meses, buscando melhoria contínua.

Dica 5: Observar a validade dos documentos

É de suma importância que os veículos e motoristas estejam com as documentações em dia.

Lembre-se: você como gestor da frota é responsável para que ela esteja dentro da legalidade - sua empresa conta contigo nisto.

Algumas recomendações para manter a documentação em dia:

• Identifique todos os documentos e licenças que tem validade e devem ser renovados periodicamente.
• Registre a validade dos documentos, tanto dos veículos, como por exemplo ANTT, quanto dos motoristas (CNHs, treinamentos e demais habilitações).
• Verifique periodicamente se os documentos estão válidos e planeje as renovações conforme necessário. No caso de documentos dos motoristas, avise-os com antecedência e planeje qual o melhor momento para renovarem, de acordo com as atividades da frota.
• Não deixe passar o vencimento dos documentos. Além de multas e apreensão do veículo, dependendo do caso podem haver implicações legais para sua empresa.
• Você pode agendar alertas para as datas em que os documentos vencem, para isto é interessante um software de gestão de frotas.

Dica 6: Organização dos dados da frota

Esta é a dica de ouro: de nada adianta tentar aplicar as dicas anteriores se os dados da frota não estiverem organizados.

É utopia achar que é possível gerir uma frota sem ter todo o histórico dela organizado, de fácil acesso e com informações claras.

Há muitas informaçõe a serem observadas: validade de documentos, planejamento de manutenções, custos com abastecimentos, enfim, uma miríade de informações.

Então como organizar essas informações?

Você pode registrar as informações em planilhas, papéis, planners, enfim, como desejar, porém é imprescindível guardar essas informações.

Hoje, com o advento da tecnologia, recomendamos a utilização de um software online para gestão de frotas.

O software te trará agilidade, disponibilidade dos dados de onde estiver, relatórios gerenciais, acesso por múltiplos usuários da empresa; uma série de benefícios, facilitando o dia-a-dia do gestor de frotas.

EXP Frota

Neste contexto, pensando em tornar a vida do gestor de frotas mais fácil, oferecemos nosso software EXP Frota.

Trata-se de um software em nuvem, que não requer instalação, bastando acessá-lo através do site www.expfrota.com.br

O software é oferecido na modalidade software como serviço, ou seja, através do pagamento de mensalidades.

Conhecer o software EXP Frota