O que é gestão de frotas?

Gestão de Frotas

De forma simplificada, Gestão de frotas nada mais é que um conjunto de atividades que visam o controle da utilização, conservação e custos de veículos corporativos. Estas atividades são realizada pelo Gestor de Frotas.

Atividades do Gestor de Frotas

Ele é responsável por:

• manter os veículos em perfeito estado de utilização e segurança
• buscar a máxima disponibilidade dos veículos, promovendo manutenções preventivas, evitando assim manutenções corretivas
• manter as documentações e licenças dos veículos válidas
• avaliar pontos de melhoria na utilização dos veículos
• avaliar os veículos quanto a conservação, idade e necessidade de substituição
• analisar os custos da frota, buscando alternativas para redução
• organizar a utilização dos veículos entre os funcionários

Quais informações utilizar

Para que seja possível a gestão de frotas é imprescindível que se tenha de forma organizada as informações da frota, tais como:

• Dados dos veículos, suas documentações e licenças
• Dados dos motoristas e suas habilitações
• Manutenções planejadas e realizadas (tanto preventivas quanto corretivas)
• Entrada/saída dos veículos
• Abastecimentos
• Multas
• Checklists periódicos
• Pneus e suas informações
• Apólices de seguro
• Contas a pagar e notas fiscais relacionadas à frota

Veja abaixo um resumo sobre as principais atividades de gestão de frotas.

Gestão de Manutenções

O planejamento correto das manutenções preventivas da frota é fundamental.

Tendo um histórico de todas as manutenções realizadas será mais fácil planejar e manter os veículos com as manutenções em dia.

Para isto é importante registrar as manutenções realizadas, tanto corretivas quanto preventivas, com a quilometragem do veículo, serviços realizados e itens/peças utilizadas.

No planejamento, é interessante indicar quando a próxima manutenção preventiva deverá ser realizada. Por exemplo, ao realizar uma troca de óleo, já planeje a próxima e fique atento a sua próxima data para realização.

A gestão das manutenções da frota traz inúmeros benefícios, sendo os dois principais o aumento da disponibilidade da frota, uma vez que as manutenções estão sempre em dia, e o controle de gastos com manutenções.

O gestor de frota poderá também analisar as oficinas que utiliza, buscando por alternativas mais econômicas e eficazes sempre que necessário.

Se manter as manutenções em dia para 1 ou 2 veículos já é uma tarefa difícil, imagine para frotas de 100 ou mais veículos? A gestão organizada das manutenções é super importante.

Gestão de Abastecimentos

Um dos maiores custos das frotas corresponde à compra de combustíveis.

A análise do rendimento dos veículos (em km/l) é importante para a redução de custo dos abastecimentos.

Veículos desregulados, ou motoristas que não adotam práticas de baixo consumo de combustível, podem levar a uma acúmulo de gastos desnecessários. Com a gestão dos abastecimentos também é possível identificar veículos (marcas/modelos) que têm tido baixa eficiência, e traçar planos para substitui-los.

Caso a empresa utilize cartão-combustível, é importante sempre estar atento às tarifas da operadora, avaliando se não há alternativas melhores no mercado.

Software para Gestão de Frotas

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Agora que você já conhece mais sobre gestão de frotas, já deve ter percebido que trata-se de uma atividade complexa, que depende de muitas informações e análise.

A gestão de frotas em si não requer a utilização de um software... Porém, imagine controlar uma frota grande sem nem ao menos ter uma fonte de consulta fácil do histórico dos veículos?

A utilização de planilhas ou cadernos, embora pareça uma boa ideia, logo se mostrará ineficaz, de difícil consulta e análise.

Uma das grandes vantagens do software de gestão de frotas são seus avisos automáticos.

Nos melhores softwares é possível cadastrar planos de manutenção, indicando com que periodicidade as manutenções preventivas devem ser realizadas. Por exemplo, indicar que para um grupo de veículos as trocas de óleo devem ser realizadas a cada 10.000km e ser avisado automaticamente quando um veículo necessita de troca de óleo. Ou seja, não é nem mesmo necessário consultar quando foi realizada a última troca de óleo, pois o próprio sistema avisa ativamente o gestor.

EXP Frota

Neste contexto, pensando em tornar a vida do gestor de frotas mais fácil, oferecemos nosso software EXP Frota.

Trata-se de um software em nuvem, que não requer instalação, bastando acessá-lo através do site www.expfrota.com.br

O software é oferecido na modalidade software como serviço, ou seja, através do pagamento de mensalidades.

Conhecer o software EXP Frota