Métricas e indicadores na Gestão de Frotas

"Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia"

Esta frase se aplica nas diversas áreas de gestão, e na gestão de frotas não é diferente.

As atividades do dia-a-dia consomem grande parte do tempo do gestor de frotas, mas muitas vezes é necessário parar e analisar o que se tem feito, buscar melhorias e realizar mudanças.

Isso é possível através da análise de métricas e indicadores, que irão nortear de forma objetiva o seu trabalho.

Em primeiro lugar, devemos entender quais os principais objetivos da gestão de frotas para então identificar métricas para alcança-los.

Alguns dos principais objetivos são:

• Redução de custos operacionais;
• Aumento da disponibilidade dos veículos;
• Aderência às leis de trânsito e melhores práticas;
• Manter as manutenções em dia;
• Manter os documentos de veículos e motoristas válidos.

Neste artigo veremos métricas importantes que todo gestor de frota deve mensurar, analisar e então tomar ações de melhoria.

Custo por quilômetro rodado (R$/km)

É provável que esta métrica você já conheça, pois é muito adotada no mercado.

Queremos que o seu valor seja o menor possível, ou seja, fazer mais com menos: trafegar o máximo de quilômetros possível com o menor custo que conseguirmos.

Aqui é importante incluir todos os custos, fixos e/ou variáveis, como por exemplo: manutenções, abastecimentos, despesas em viagem, documentação, e se possível até mesmo a depreciação do veículo.

Você poderá aplicar a métrica por veículo, para identificar quais deles apresentam maior custo por km, por rota ou até mesmo por motorista, identificando quais realizam a tarefa com maior ou menor custo.

O custo por km rodado pode ajudar inclusive ao definir a precificação do serviço de transporte da sua empresa.

Como calcular: realize a somatória dos custos em um período e divida pela distância total percorrida no mesmo período.

Como analisar: ao identificar um alto custo por km rodado, investigue isoladamente os custos, a fim de identificar qual o principal custo que contribui para este valor alto. Realize então um plano de ação para redução deste custo. Você poderá realizar ciclos, em cada um analisando uma fonte de custo diferente, a fim de alcançar o melhor custo por km possível.

Rendimento dos veículos em km/l

Semelhante ao custo por quilômetro rodado, para o rendimento queremos a maior quantidade de quilômetros com o menor volume de litros possível, ou seja, um alto rendimento.

Para esta métrica é necessário registrar todos os abastecimentos realizados com a quantidade de litros abastecidos e o odômetro do veículo no momento do abastecimento.

O rendimento do veículo poderá estar relacionado ao veículo em si, que necessita de uma manutenção, ou a um fator humano, que é o perfil de condução do motorista.

A métrica pode ser aplicada por veículo ou motorista, podendo ser inclusive um fator para bonificação dos motoristas com melhor rendimento.

Ela também pode ser aplicada por marca/modelo dos veículos, a fim de identificar quais apresentam melhor ou pior rendimento. Isto pode auxilia-lo na renovação da sua frota, buscando adquirir veículos de marcas e modelos que possuem melhor rendimento, ou trocar os ineficientes.

Como calcular: divida a distância percorrida no período pelo volume total abastecido no mesmo período.

Como analisar: observe a métrica em conjuntos de veículos similares, que deveriam apresentar rendimento próximo. Se houver algum veículo com média baixa, investigue a causa e atue conforme necessário.

Disponibilidade dos veículos

A baixa disponibilidade dos veículos é um problema sério, afinal pode afetar diretamente no crescimento e faturamento da sua empresa, bem como a imagem dela perante seus clientes.

Mas devemos estar cientes que nenhum veículo da frota terá 100% de disponibilidade, e não é isso que devemos almejar.

Os veículos deverão sim parar, pois há demandas de manutenção e segurança dos veículos. O objetivo aqui é identificar os veículos que ficaram indisponíveis por maior tempo e investigar suas causas. Pode ser conveniente renovar a sua frota, ou identificar um mau desempenho da equipe de manutenção/oficina utilizada.

Esta métrica também irá ajudar no dimensionamento dos veículos extra, de forma que a sua empresa não fique sem veículo disponível para realizar suas atividades.

Como calcular: divida a quantidade de dias em que o veículo esteve disponível pela quantidade de dias do mês.

Como analisar: verifique as causas da indisponibilidade dos veículos: ocorreu por manutenções preventivas ou corretivas? Se por corretivas, qual a causa? Se por preventivas, estas manutenções poderiam ser realizadas mais rapidamente? Como?

Valor médio do litro do combustível

O custo com combustíveis corresponde a uma grande parcela dos gastos com uma frota de veículos ou equipamentos.

Desta forma, é importante analisar periodicamente o seu custo médio por litro, buscando sempre fornecedores/postos que pratiquem bons preços e permitam negociação de descontos.

Como calcular: divida a somatória do custo no período pela somatória de litros abastecidos.

Como analisar: verifique o valor médio do litro do combustível. Há algum posto/fornecedor que pratica preços melhores que outros no mesmo período? Busque negociar o valor do litro conforme sua demanda.

Idade da frota

Um aspecto da frota que deve ser observado é a idade da frota.

Veículos antigos podem apresentar menor disponibilidade e aumento no consumo de combustível. É interessante definir uma política de renovação da frota, identificando o melhor momento para isto.

Multas por período

As multas devem ser reduzidas ao máximo e a sua quantidade acompanhada mês a mês. O acumulo de multas pode gerar custos e má impressão da empresa frente aos seus clientes, além de mais propensão a acidentes e problemas legais.

Como analisar: ao identificar alto volume de multas é importante adotar medidas educativas com os motoristas e reforçar o comprometimento da empresa com a segurança e legislação vigente.

Agora já definimos as métricas e depente de você, gestor de frotas, medi-las, analisa-las e tomar ações de melhoria. Com certeza assim será muito mais fácil atingir os seus objetivos.

Dica: Organização dos dados da frota

Esta é a dica de ouro: de nada adianta tentar aplicar as dicas anteriores se os dados da frota não estiverem organizados.

É utopia achar que é possível gerir uma frota sem ter todo o histórico dela organizado, de fácil acesso e com informações claras.

Há muitas informaçõe a serem observadas: validade de documentos, planejamento de manutenções, custos com abastecimentos, enfim, uma miríade de informações.

Então como organizar essas informações?

Você pode registrar as informações em planilhas, papéis, planners, enfim, como desejar, porém é imprescindível guardar essas informações.

Hoje, com o advento da tecnologia, recomendamos a utilização de um software online para gestão de frotas.

O software te trará agilidade, disponibilidade dos dados de onde estiver, relatórios gerenciais, acesso por múltiplos usuários da empresa; uma série de benefícios, facilitando o dia-a-dia do gestor de frotas.

EXP Frota

Neste contexto, pensando em tornar a vida do gestor de frotas mais fácil, oferecemos nosso software EXP Frota.

Trata-se de um software em nuvem, que não requer instalação, bastando acessá-lo através do site www.expfrota.com.br

O software é oferecido na modalidade software como serviço, ou seja, através do pagamento de mensalidades.

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